Sistem Penomoran Surat atau Indeks Surat

Selamat Siang Sahabat Heddy'sBloG, kali ini saya akan berbagi pengalaman tentang Sistem Penomoran dalam Surat, kebetulan sekali sesuai dengan bidang saya yang tiap hari bergelut dengan Surat-Menyurat. Secara pribadi saya tidak faham apa yang dimaksud dengan penomoran dalam Surat ini, tetapi setelah saya membaca dari berbagai sumber rujukan saya menemukan bahwa maksud dari sistem penomoran dalam surat menyurat adalah memberikan kemudahan dalam pengkategorian jenis surat, dalam bidang pemerintahan misalnya (kebetulan saya bekerja di bidang pemerintahan) untuk kode Kependudukan itu diberi nomor 470 (secara umum Kependudukan diberi No. 470). Karena dasar penomoran Surat adalah 470 maka segala sesuatu yang berhubungan dengan kependudukan diberikan kode awal 47, misalnya :
  1. 471 Kewarganegaraan Indonesia,
  2. 472 WNA, 
  3. 473 Tidak Berkewarganegaraan, 
  4. 474 Pendaftaran Penduduk, 
  5. 475 Perpindahan Penduduk
  6. 476 Keluarga Berencana
  7. 477 Catatan Sipil
Baiklah Sahabat Heddy'sBloG, sekarang kita masuk dalam sub kategori kependudukan, seperti kematian, kelahiran,pernikahan, datang dan pindah. Disini saya akan mengambil contoh dari peristiwa kelahiran dan kematian. Peristiwa Kelahiran merupakan subkategori dari Pendaftaran Penduduk, kenapa? karena ketika seseorang lahir itu akan dicatat dalam akta kelahiran (tentunya dalam hal ini Dinas Kependudukan dan Catatatn Sipil yang berhak mencatatkan peristiwa kelahiran seseorang), masalahnya, darimanakah DISDUKCAPIL tahu bahwa seseorang itu telah dilahirkan? tentunya dari Pihak Pemerintahan Desa. Nah, maka Desa berhak memberikan keterangan kelahiran seseorang (contoh Surat Keterangan Lahir akan saya Posting nanti).
Kode Pendaftaran Penduduk adalah 474, maka sub kategorinya adalah Kelahiran (diberi kode 1) maka indeks suratnya  yaitu  474.1  (Kode Awal 474 adalah kode Pendaftaran  dan 1 adalah sub kategori dari kelahiran).

Diatas adalah Penjelasan tentang sistem penomoran surat di Bidang Pemerintahan, dan penjelasan secara umum bisa Anda lihat dibawah ini yang saya kutip dari berbagai sumber.
Sistem nomor ( Numerica system of filing )

Hampir sama dengan sistem Abjad yang penyimpanan warkat didasarkan kepada nama, sistem-nomor pun penyimpanan warkat berdasarkan kepada nama, hanya nama disini diganti dengan kode nomor. Misalnya surat-surat dari dan kepada PT Waringin Kencana akan disimpan pada map bernomor 271, atau kartu Tabanas Badu di beri nomor 27451. Pada sistem-nomor, maka nomor yang diberikan kepada PT Waringin Kencana ataupun Badu selamanya akan tetap sama dan tidak pernah berubah.
Banyak yang beranggapan bahwa sistem-nomor lebih mudah mengelolanya dibanding dengan sistem-abjad, walaupun kartu atau surat yang disimpan tersebut adalah atas nama individu-individu yang tentunya akan lebih mudah dicari bila susunannya menurut nama.
Sistem Penomoran Surat atau Indeks Surat
Untuk mengingat nomor maka dalam sistem-nomor digunakan juga alat bantu yang disebut indeks, yaitu suatu kartu kecil yang berisikan nomor dan nama nasabah yang disusun menurut abjad nama nasabah.
Sering kota dapatkan pada sistem-sistem nomor yang dipergunakan baik di bank, kantor asuransi, atau rumah sakit, belum dilengkapi dengan indeks. Karena itu kalau nasabah tidak mengetahui nomornya, misalkan catatannya hilang, maka dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. Akibatnya langganan dapat dirugikan, baik berupa waktu, tenaga, bahkan uang sekalipun, pelanyanan kepada langganan menjadi sangat mengecewakan, hanya akibat sistem-nomor yan g tidak diterapkan secara benar.
Sistem-nomor tidak hanya terbatas pada nomor yang disusun sebagai pengganti nama (nama-orang dan nama-badan), tetapi kode nomor yang mendapingi istilah subjek juga mereka sebut sistem nomor. Contohnya adalah subjek personalia seberi nomr 100, subjek Keuangan diberi nomor 200, Bagian dari keuangan seperti Pajak diberi nomor 210, Pajak Pendapatan nomor 211 dan seterusnya.
Patokan yang paling mudah di dalam memilih sistem-nomor adalah bahwa di dalam kegiatan angka-angka atau nomor lebih penting daripada nama. Sebagian contoh, bagian akuntan amat-lah sering mem-file surat-surat bukti pebayaran (kuitansi) menurut nomor, bagian produksi dan pergudangan sering menyimpan surat-surat order menurut nomor ketimbang menurut nama langganan, perusahaan-perusahaan asuransi biasanya mempergunakan nomor polis daripada nama pemegang polis , Seksi Tabanas pada bank menyusun kartu menurut nomor daripada nama nasabah, data-data pegawai sering disusun menurut nomor pegawai (NIP) bukan nama pegawai, dan sebagainya.
Keuntungan pamakaian sestem-nomor adalah :

  1. Teliti.
  2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.
  3. Perluasan nomor tidak terbatas.
  4. Penujuk silang disusun bersama-sama dengan indeks
  5. Indeks memuat seluruh nama koresponden.

Kerugian pemakaian sistem-nomor adalah:

  1. Filing tidak langsung
  2. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.
  3. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan Mengindeks.
  4. Ongkos agak tinggi.

Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga) unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku register/buku induk/buku besar).

FILE UTAMA
Untuk penyimpanan surat yang memerlukan map, dapat dipergunakan 2(dua) macam map, yaitu map campuran dan map individu. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden individu dan disimpan pada file nomor (file utama). Map campuran adalah map yang berisikan surat-surat dari berbagai macam koresponden (nama) yang masing-masing jumlahnya belum mencapai 5 (lima). Map individu disimpan pada file (laci) individu yang susunannya adalah numerik atau menurut nomor.

INDEKS
Indeks adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu koresponden atau nama bilamana nomor bersangkutan tidak diketahui. Indeks ini disusun secara alfabetis sehingga mudah dicari.
Setiap koresponden (nama) mempunyai kartu indeks. Untuk file kartu maka setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya. Sedangakan untuk file surat, kartu indeksnya ada 2 (dua) macam, yaitu: kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran 12,5 cm panjang dan 7,5 cm lebar. Ukurang kotak indeks pun dapat disesuaikan dengan kartu indeksnya.

BUKU NOMOR
Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor.

PENUNJUK SILANG (CROSS-REFERENCE)
Lembar penunjuk silang pada umumnya menunjuk kepada map dimana dokumen yang dicari tersimpan. Pada sietem nomor fungsi penunjuk silang sama seperti kartu indeks, yakni menunjuk kepada nomor file dari dokumen yang dicari. Lembar penunjuk silang terbuat dari kertas stensil dengan ukurang panjang 12,5 cm dan lebar 7,5 cm dan selanjutnya kita akan membahas prosedur penyimpanan surat